Van 40% handmatige invoer naar 95%+ automatisering: een roadmap
U wilt van handmatige factuurverwerking naar volledige AI-automatisering. Maar hoe pak je dat aan? Deze roadmap toont de concrete stappen, tijdlijn en resultaten die u kunt verwachten.
Tijdlijn overzicht
Van eerste contact tot 95%+ automatisering: 8-12 weken
De 4 fasen naar volledige automatisering
Assessment
Week 1-2 | Huidige situatie in kaart brengen
Wat gebeurt er:
- → Analyse huidige factuurvolume en verdeling
- → Inventarisatie van leveranciers en documenttypen
- → Beoordeling boekhoudpakket en API-mogelijkheden
- → Meten huidige tijd per factuur
- → Identificeren van specifieke pijnpunten
Deliverables:
- ✓ Baseline measurement (huidige automatiseringsgraad)
- ✓ ROI-berekening specifiek voor uw situatie
- ✓ Implementatieplan op maat
Uw tijdsinvestering: 2-3 uur (interviews en data aanleveren)
Setup & Configuratie
Week 3-4 | API koppeling en AI training
Wat gebeurt er:
- → API-koppeling met Exact/Yuki/AFAS/andere
- → Initiële AI-training op uw historische facturen
- → Mapping van uw grootboekenstructuur
- → Configuratie van BTW-regels en exceptions
- → Setup van leveranciersherkenning
Deliverables:
- ✓ Werkende API-integratie
- ✓ AI-model getraind op uw data
- ✓ Testomgeving gereed
Uw tijdsinvestering: 4-6 uur (autorisaties en verificatie)
Pilot & Testing
Week 5-6 | Testbatch met feedback loops
Wat gebeurt er:
- → Verwerking van eerste batch facturen (200-500 stuks)
- → Uw team controleert en corrigeert
- → AI leert van elke correctie
- → Tweede testbatch met verbeterde nauwkeurigheid
- → Fine-tuning op basis van feedback
Typische resultaten:
Testbatch 1:
70-80%
Automatisch correct
Testbatch 2:
85-90%
Automatisch correct
Uw tijdsinvestering: 10-15 uur (review en correcties)
Volledige Uitrol
Week 7-8 | Geleidelijke opschaling naar 95%+
Wat gebeurt er:
- → Systeem gaat live voor alle facturen
- → Geleidelijke opschaling van volume
- → Continue monitoring en optimalisatie
- → Wekelijkse performance rapportages
- → Verdere training op edge cases
Resultaat na 8-12 weken:
95-99%
Volledig automatisch
1-5%
Review queue
80%+
Tijdsbesparing
Uw tijdsinvestering: 2-3 uur/week (monitoring)
Success metrics om te meten
Kwantitatieve KPI's
- Automatiseringsgraad 95%+
- Tijd per factuur < 30 sec
- Foutpercentage < 1%
- Doorlooptijd -70%
Kwalitatieve doelen
- ✓ Team kan focussen op advieswerk
- ✓ Snellere maandafsluiting mogelijk
- ✓ Minder frustratie bij repetitief werk
- ✓ Real-time inzicht in financiën
- ✓ Schaalbaarheid zonder extra FTE
Start uw roadmap naar 95%+ automatisering
Plan een intake gesprek van 30 minuten. We brengen uw huidige situatie in kaart en maken een concreet stappenplan op maat.