Waarom komt mijn boekhoudsoftware maar tot 60% automatisering?
U heeft geïnvesteerd in moderne boekhoudsoftware met scan & herken functionaliteit. Toch moet uw team nog steeds bij 40% van alle facturen handmatig ingrijpen. Dit is geen toeval - het is een structureel probleem van traditionele automatisering.
De 60% grens: een bekend probleem
Als uw medewerkers regelmatig facturen moeten nakijken, grootboekrekeningen moeten aanpassen, BTW-codes moeten corrigeren of leveranciers handmatig moeten koppelen, bent u niet alleen. De meeste accountantskantoren die werken met Scan & Herken-oplossingen (zoals die van Yuki, Exact, of Zenvoices) ervaren hetzelfde probleem: automatisering stopt bij circa 60%.
Herkenbaar?
- Facturen worden wel gescand, maar grootboekrekeningen kloppen niet
- BTW-percentages moeten handmatig aangepast worden
- Nieuwe leveranciers worden niet automatisch aangemaakt
- Kostenplaatsen en projecten vragen handmatige toewijzing
Waarom stopt automatisering bij 60%?
De oorzaak ligt in de technologie achter traditionele Scan & Herken oplossingen. Deze systemen gebruiken voornamelijk OCR (Optical Character Recognition) - een technologie die tekst kan "lezen" maar niet kan "begrijpen".
Wat OCR wel kan:
- Tekst herkennen op een factuur (leveranciersnaam, bedrag, datum)
- Bedragen en factuurnummers extraheren
- Gestructureerde velden invullen
Wat OCR NIET kan:
- Begrijpen wat voor soort uitgave het betreft (kantoorbenodigdheden vs. marketing)
- De juiste grootboekrekening bepalen op basis van context
- BTW-behandeling afleiden uit de aard van de transactie
- Historische patronen herkennen ("deze leverancier hoort altijd in kostenplaats X")
- Nieuwe leveranciers intelligent categoriseren
De kern van het probleem
OCR kan data uitlezen, maar niet interpreteren. Het mist de intelligentie om beslissingen te nemen zoals een ervaren boekhouder dat zou doen. Daarom moet uw team nog steeds 40% van alle facturen handmatig nakijken en corrigeren.
De verborgen kosten van 40% handmatig werk
Die 40% handmatige invoer lijkt misschien acceptabel, maar rekent u eens mee:
Rekenvoorbeeld bij 10.000 facturen/maand:
En dit zijn alleen de directe loonkosten. Tel daar de frustratie van uw medewerkers bij op, de kans op fouten door repetitief handmatig werk, en de gemiste opportuniteiten voor hoogwaardig advieswerk.
De oplossing: AI in plaats van alleen OCR
Moderne AI-systemen gaan verder dan simpel tekst herkennen. Ze kunnen:
Context begrijpen
AI analyseert de volledige factuur en begrijpt wat voor soort uitgave het betreft
Leren van patronen
Herkent hoe uw organisatie facturen behandelt en past zich daaraan aan
Slimme toewijzing
Wijst automatisch grootboekrekeningen, BTW-codes en kostenplaatsen toe
Leveranciers beheer
Maakt nieuwe leveranciers aan met de juiste standaardinstellingen
U hoeft uw software niet te vervangen
Het goede nieuws: u kunt naar 95%+ automatisering zonder uw huidige software te vervangen. Moderne AI-oplossingen zoals Bonai werken als een intelligente laag bovenop uw bestaande Exact, Yuki, Zenvoices of andere boekhoudpakket.
De AI leert uw specifieke boekingsregels, klantstructuur en voorkeuren. Vervolgens verwerkt het facturen met dezelfde intelligentie als een ervaren boekhouder - maar dan 100x sneller en zonder fouten.
Van 60% naar 95%+ automatisering
Ontdek in 15 minuten hoeveel tijd en geld u kunt besparen door de stap van OCR naar AI te maken.
De volgende stap
Als uw team nu nog steeds 40% van de facturen handmatig moet nakijken, is het tijd om verder te kijken dan traditionele OCR. AI-gedreven automatisering is geen toekomstmuziek meer - het werkt vandaag al bij honderden accountantskantoren.
Wilt u weten wat het voor uw specifieke situatie kan betekenen? Bereken uw potentiële tijds- en kostenbesparing met onze ROI calculator, of bekijk hoe andere kantoren de stap naar 95%+ automatisering hebben gemaakt.