5 signalen dat uw factuurscan-software achterhaald is
Uw factuurscan-software beloofde 80% automatisering, maar in de praktijk valt het tegen. Herkent u deze situaties? Dan is het tijd om naar moderne AI-oplossingen te kijken die wél leveren wat beloofd wordt.
Checklist: Hoeveel van deze signalen herkent u?
Als u 3 of meer van de onderstaande signalen herkent, is uw huidige systeem aan vervanging toe.
1 Je team moet nog steeds 40%+ facturen handmatig nakijken
Het meest duidelijke signaal: de beloofde automatisering wordt niet gehaald. Facturen worden wel gescand, maar uw medewerkers moeten nog steeds:
Typische handmatige correcties:
- Grootboekrekeningen aanpassen (meest voorkomend)
- BTW-percentages corrigeren
- Kostenplaatsen en projecten toewijzen
- Leveranciers handmatig koppelen
💡 Wat moderne AI anders doet:
AI-systemen leren van uw boekingspatronen en passen deze automatisch toe. Na de initiële training-fase hoeven slechts 1-5% van facturen handmatig gecontroleerd te worden.
2 Grootboekrekeningen worden structureel verkeerd toegewezen
Uw scan-software wijst keer op keer dezelfde leverancier aan de verkeerde grootboekrekening toe. Zelfs als u het handmatig corrigeert, maakt het systeem bij de volgende factuur exact dezelfde fout.
Herkenbare voorbeelden:
Google Ads gaat naar "Kantoorkosten" in plaats van "Marketingkosten"
Webhosting wordt geboekt als "Hardware" in plaats van "ICT-diensten"
Accountantskantoor gaat naar "Advieskosten" terwijl u "Administratiekosten" gebruikt
💡 Wat moderne AI anders doet:
AI leert van elke correctie. Pas je Google Ads één keer aan naar grootboek 4350? Dan gebeurt dat voortaan automatisch. Het systeem herkent patronen in leveranciersnamen en factuuromschrijvingen.
3 Nieuwe leveranciers vragen altijd handmatige setup
Bij elke nieuwe leverancier moet u handmatig instellen: welke grootboekrekening, welk BTW-tarief, welke kostenplaats. Het systeem kan niet intelligent categoriseren op basis van de factuurinhoud.
❌ Traditionele scan-software
→ Nieuwe leverancier: "Office Supplies NL"
→ Factuur: "Printerpapier A4, 500 vel"
→ Systeem: ❓ Onbekend → handmatig
Tijd: 2-3 minuten setup
✓ AI-gedreven systeem
→ Nieuwe leverancier: "Office Supplies NL"
→ Factuur: "Printerpapier A4, 500 vel"
→ AI herkent: Kantoorartikelen ✓
Tijd: 0 minuten (automatisch)
4 BTW-percentages moeten constant gecorrigeerd worden
Uw systeem herkent BTW-percentages wel op de factuur, maar begrijpt niet de context: moet er BTW verlegd worden? Is dit een vrijgestelde prestatie? Is dit een factuur uit de EU?
Veelvoorkomende BTW-fouten:
- × EU-facturen zonder verlegging van BTW
- × Verkeerde tarieven bij gemengde facturen (9% en 21%)
- × Afwijkende percentages (zoals 12% in horeca) niet herkend
- × ICL (Intracommunautaire Leveringen) verkeerd verwerkt
💡 Wat moderne AI anders doet:
AI analyseert leverancierlocatie, factuurcontext en bedrijfsregels. Een factuur van "Amazon Web Services Ireland" krijgt automatisch verlegging van BTW, zonder dat u dit hoeft in te stellen.
5 Je systeem leert niet van correcties
Het meest frustrerende: u maakt elke maand dezelfde correcties. Het systeem onthoudt niets. Elke factuur van dezelfde leverancier vereist dezelfde handmatige aanpassing.
De "Groundhog Day" van factuurverwerking
Herkent u dit scenario?
💡 Wat moderne AI anders doet:
Machine learning betekent letterlijk "leren van data". Een AI-systeem past elke correctie direct toe op toekomstige facturen. Corrigeer één keer, profiteer voor altijd.
Tijd voor modernisering?
Herkent u 3 of meer van deze signalen? Dan werkt u met achterhaalde technologie. De goede nieuws: u hoeft uw huidige boekhoudpakket niet te vervangen. Moderne AI-oplossingen werken als intelligente laag bovenop Exact, Yuki, AFAS of andere systemen.
Van 60% naar 95%+ automatisering
Zie in 15 minuten wat AI voor uw specifieke situatie kan betekenen. Bereken uw ROI of plan direct een persoonlijke demo.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn huidige boekhoudpakket vervangen?
Nee. AI-oplossingen zoals Bonai integreren via API met uw bestaande software (Exact, Yuki, AFAS, etc.). Geen migratie, geen data-overplaatsing.
Hoe lang duurt de implementatie?
Typisch 4-8 weken van integratie tot volledige automatisering. De eerste resultaten ziet u al na 2 weken.
Wat als het systeem een fout maakt?
AI-systemen werken met confidence scores. Twijfelgevallen (1-2%) gaan naar een review queue. Plus: elke correctie verbetert het systeem permanent.